دليل العميل لمشاريع الرد الآلي IVR

هذا ما نسميه الرد الآلي IVR، كيف تتحول مدة انتظار العميل إلى فرصة لتعزيز علامتك التجارية وعرض ما يمكن ان تقدمه لعملاءك، من خلال عدة مقالات متخصصة يمكنك التعرف على ما يمكن أن يحققه لكل الرد الآلي، والتي من أبرزها:

• المعايير التي يجب توفّرها في خدمة نظام الرد الآلي IVR لشركتك
• ما هي المدة المناسبة لرسالة الرد الآلي للهاتف – IVR
• أهمية الرد الآلي ورسائل الهاتف المسجلة IVR للشركات
• كيفية صياغة رسالة الرد الآلي IVR باحترافية

أول نقطة اتصال للعميل

"يمكن أن يؤدي اختيار الصوت المناسب لنظام الرد الآلي IVR إلى إحداث فرقٍ كبير عندما يتعلّق الأمر بتعزيز ولاء العملاء وتعميق الصلة بعلامتك التجارية قد يكون الردّ الآلي لهاتف خدمة العملاء في شركتك هو أول نقطة اتصال للعميل مع علامتك التجارية"، هي البداية بالفعل لتواصل عميلك بعلامتك التجارية هذا ما يستعرضه مقال" المعايير التي يجب توفّرها في خدمة نظام الرد الآلي IVR لشركتك"

عندما يقرّر العميل الاتّصال بشركتك، ماذا سيسمع في البداية؟ لا تفوت هكذا فرصةٌ ثمينةٌ لتحويل وقت الانتظار إلى وقت الصفقات شبه الأكيدة من خلال نظام رد آلي صوتي تفاعلي قوي IVR.

سنتعرف من خلال هذا المقال على كيفية اختيار المناسب وما يجعل ذاك الصوت اختيارًا صائبًا أم لا لنظام الردّ الصوتي التفاعلي، وما العوامل الفريدة لشركتك التي تشكّل علامتك التجارية، كما يمكنك القراءة عن المعايير التي يجب توفّرها في خدمة نظام الرد الآلي IVR لشركتك بالتفصيل.

هناك خمسة معايير يجب أن تتوفّر في أنظمة الرد الآلي IVR لابد من توافرها، سهولة الاستخدام، مجموعة الميزات، السعة العالية لذاكرة تخزين، التخصيص الجيّد للرسائل، قابلية نظام الرد الآلي للترقية والتوسيع.

ويتطرق المقال إلى ما توفّره منصّة سونديلز من الخيارات لمعلّقين محترفين لتسجيل رسائل الرد الآلي IVR يمكنك التعاقد مع أيّ منهم، كما يمكنك البحث في دليل الأصوات وفق ما تشاء من الخواصّ كاللهجة واللغة والأسلوب وجنس المعلق وعمره والكثير، وحتّى تحصل على عدد غير محدود من عمليّات البحث المتقدّمة ندعوك لتسجيل عضوية في سونديلز.

احترام وقت العميل

المهنيّة واحترام وقت العميل يستوجبان اختيار مدة مناسبة للرد التلقائي، هذاما يتحدث عنه مقال"ما هي المدة المناسبة لرسالة الرد الآلي للهاتف – IVR"، يساعدك المقال على معرفة وتحديد بعض النقاط الهامة عن العوامل التي تتحكم في طول مدة الرد الآلي، وما هو الفرق بين طول المدة بين الرد الآلي لشركة بنكية، والرد الآلي بين شركة اقتصادية على سبيل المثال، ستتعرف كذلك على أنواع الرد الآلي، وكيف تتيح الرسالة للمتصل التفاعل دون الحاجة لتوظيف موظف خاص بالرد في كل مرة مما يوفر الكثير من الموارد المالية والبشريّة والجهد والوقت، والرد الآلي لا يقتصر على الرسالة الصوتيّة فقط بل هناك رسائل نصيّة للرد الآلي.

يمكنك من خلال المقال أن تحدد مدة الرد الآلي المتفاوتة والتي تعتمد بشكل أساسي على تصميم الرسالة سواء كانت من النوع التفاعلي أو التوزيع التلقائي ونوع الشركة والمناسبة التي تسير بالتوازي مع فترة عمل الشركة، والتفاصيل التي يجب مراعاتها في الرسالة، وغرض الرد الآلي من تفاعل العميل مع الشركة، وتوفير الجهد والوقت.

صياغة رسالة الرد الآلي IVR

والآن "كيفية صياغة رسالة الرد الآلي IVR باحترافية"، هو بالفعل عنوان المقال التالي لأهمية وفوائد المجيب الصوتي عبر الهاتف لشركتك ومؤسستك مهما كان حجمها أو تعدد منتجاتها، حيث يأتي السؤال الهام جدًا، كيف أكتب هذه الرسالة بحيث تكون جذابة، وموجهة للمتصل بشكل سليم، أنيقة، وتقلل من وقته في الوصول لهدفه، مع تحديث بياناته لديك.

بطريقة سلسة وشيقة نبدأ التعرف على صياغة رسائل الرد الآلي، الخطوة الأولى معرفة، أهم عناصر رسالة الرد الالي الصوتي،

حيث تتنوع العناصر في رسالة الرد الالي التي سوف يستمع لها المتصل بحسب نشاط شركتك ومؤسستك، عندما تحدد ما تريده يأتي دور اختيار كلمات الرسالة وهي في الغالب عبارات ترحيبية، عبارة تحويل المتصل، عبارة التأكد من بيانات المتصل، وغيرها من المعلومات التي يساعدك المقال على تحديها، ومعرفة مواصفات العبارات داخل رسالة الرد الالي، وإضافة ما يعزز علامتك لدى العملاء، ايضًا يتطرق إلى الأخطاء الشائعة عند صياغة رسالة الرد الالي، وكيف تختار التعليق الصوتي المصاحب للرد الآلي، تستطيع داخل سونديلز الاختيار من بين عشرات الأصوات المناسبة لطبيعة عمل شركتك، بل كذلك تستطيع طلب خدمات كتابة هذه الرسالة من محترفين متخصصين في هذا العمل.

فوائد أخرى لنظام المجيب الصوتي

يحدثنا مقال "أهمية الرد الآلي ورسائل الهاتف المسجلة IVR للشركات" عن أهمية الرد الآلي للهواتف في الشركات والمؤسسات فائدة الظهور بمظهر متحضر أمام الآخرين، وما هو نظام المجيب الصوتي IVR، فالرسالة الأولى التي سيتلقاها المتصل سواء كان عميلًا أم مُراجعًا أو حتى اتصال خاطئ ستترك أثرًا بلا شك.

يأخذنا المقال إلى فوائد أخرى لنظام المجيب الصوتي، ويؤكد مما لا يدع مجالًا للشك إن فوائد نظام المجيب الصوتي للشركات تكاد لا تنتهي، فلكل شركة خصوصيتها في هذا الجانب، منها عدم إهدار وقت المتصل، وتوجيهه للموظف المناسب لطلبه، جمع معلومات، أو تحديثها في قاعدة بيانات الشركة الخاصة بالعملاء أو المتصلين، أسلوب دعائي محترف للشركة في حال تصميم الرسالة والشعار الصوتي في نظام المجيب الصوتي بشكل احترافي، فهذه رسالة الشركة الترويجية الدائمة التشغيل، نظام رخيص الثمن وبسيط في التعامل معه سواء لموظفي الشركة أو لعملائها.

يصل بنا هذا المقال إلى أن من الأهمية للشركات تسليط اهتمامها على طريقة صياغة الرسالة في نظام المجيب الصوتي وكذلك اختيار الصوت المناسب، وهذا ما سنقوم بالحديث عنه لاحقًا في مقالات متتالية على سونديلز عن هذا النظام الجميل، ماذا تنتظر؟ تستطيع فتح مشروع عام واستعراض الأصوات المناسبة لرسالة المجيب الصوتي والمواكب  لمجال شركتك.