تعرفنا في المقال السابق أهمية وفوائد المجيب الصوتي عبر الهاتف لشركتك ومؤسستك مهما كان حجمها أو تعدد منتجاتها، ويأتي السؤال التالي؛ كيف أكتب هذه الرسالة بحيث تكون جذابة، وموجهة للمتصل بشكل سليم، أنيقة، وتقلل من وقته في الوصول لهدفه، مع تحديث بياناته لديك.
أهم عناصر رسالة الرد الالي الصوتي:
تتنوع العناصر في رسالة الرد الالي التي سوف يستمع لها المتصل بحسب نشاط شركتك ومؤسستك، ما يعني أنه يتطلب منك تحليل الهيكل الإداري لديك، وتحديد مَن مِن بين موظفي الشركة سيسمح له بالتواصل المباشر مع العملاء، فليس من المنطقي أن يكون لكل موظف رقم داخلي مُعلن عنه في رسالة المجيب الصوتي.
بعد أن تقوم بتحديد الأقسام التي تريد للمتصلين إمكانية الوصول إليها، يترك إمكانية الوصول إلى بقية الموظفين من خلال موظف الاستعلامات أو العلاقات العامة بالمؤسسة.
تستطيع داخل سونديلز الاختيار من بين عشرات الأصوات المناسبة لطبيعة عمل شركتك، بل كذلك تستطيع طلب خدمات كتابة هذه الرسالة من محترفين متخصصين في هذا العمل، وبالمجمل الرسالة تتكون عادة من التالي:
- عبارات ترحيبية بكلمات مفهومة ودارجة أو عربية فصحى مناسبة للصباح والمساء.
- عبارة تحويل المتصل من غير لغة البلد إلى الاستماع للرسالة عبر اللغات الأخرى المتاحة " إنجليزي - فرنسي وغيرهما ".
- عبارة الخروج من الرسالة أو القائمة الحالية، تكون في المقدمة.
- عبارة التأكد من بيانات المتصل، مثلا يدخل رقم الهوية أو الموبايل، وإن كان متصل جديد يتحول إلى إمكانية التسجيل عبر الهاتف بحيث يخصص لها رقم خاص.
- عبارات تحويل برقم مخصص للموظفين في الهيكلية الإدارية لمؤسستك والتي كنت قد حددت مسبقًا أنهم متاحون للتواصل الخارجي مع العملاء.
- عبارة التوجه المباشر للموظف المراد الوصول إليه إن كان يعرف رقمه الداخلي.
- عبارة التحويل لموظف الاستعلامات في حال كان طلب العميل الوصول لغير هؤلاء المخولين بالتحدث للعملاء، برقم سهل " عادة يكون رقم صفر ".
- عبارة وسائل التواصل الأخرى " الموقع أو البريد الالكتروني ".
- عبارات الاعتذار وذلك في حال مثلا: عدم الرد عليه من الموظف المختص، أو أنك تتصل في وقت خارج ساعات العمل اترك رسالة برقم هاتفك وطبيعة طلبك وسنرد عليك، مع تحديد ساعات عمل المؤسسة.
- عبارة ختامية تكون شكرا على التواصل بالمؤسسة، وتحية.
- موسيقى انتظار، يفترض أن تكون موسيقى الشارة الصوتية للمؤسسة، أو إن كان هناك عروض وحملات قائمة يتم الترويج لها، أو إن كان هناك تحديثات على سياسة العمل بالمؤسسة.
- لا تطل وقت أو موسيقى الانتظار.
- الشارة الصوتية للمؤسسة، عند البدء والخاتمة.
مواصفات العبارات داخل رسالة الرد الالي
- واضحة وقليلة العدد، فخير الكلام ما قلّ ودل.
- قليلة في قائمة الخيارات والتوجيهات.
- ضع اسم القسم قبل رقمه. " للعلاقات العامة اضغط رقم 2 " مثلا.
- ضع عبارة الانتقال للأقسام في اخر الرسالة.
- صياغة العبارات تناسب الصوت الذي سوف يؤدّيها.
تجنّب هذه الأخطاء الشائعة عند صياغة رسالة الرد الالي
- العبارات الافتتاحية والترحيبية الطويلة.
- العبارات العربية غير الدارجة من فصحى العصر الجاهلي مثلا!
- إضافة الخيارات غير مهمة للقائمة.
- عدم وجود عبارة الخروج من القائمة المرتبطة برقم.
- الأداء الصوتي البطيء أو السريع، لابد وأن تكون السرعة مناسبة.
- طلب نفس المعلومات من المتصل في أكثر من مكان في القائمة.
- عدم تناسق الصوت المسجّل للرسالة مع طبيعة عمل المؤسسة.
- تصميم الرسالة لكي تلبي رغبات المؤسسة وليس العميل.
- عدم وجود وسائل تأكيد تنفيذ طلب العميل مثل إرسال رسالة له على الموبايل بإتمام طلبه بنجاح.
- استخدام موسيقى انتظار مزعجة.
- استخدام أكثر من صوت لأداء الرسالة.
في الختام لا ننسى أن ننوه للأعزاء المواهب الصوتية المشاركة في ورشة العمل المتخصصة في تسجيل الرد الهاتفي الصوتي للمؤسسات والشركات.
ثابت.ا
إسراء.ا
راغب.ب
جزاكم الله خيرا *love2*